L'APPEL

Transmission de documents et inventaire (liste)

Message du 8 novembre 1999 aux correspondands

La page de la commission thématique est prête, il ne reste plus qu'à la compléter. Il ne s'agit pas de scanner ou de saisir des documents, mais de reprendre des documents qui se trouvent tous déjà sous forme électronique.

A l’avenir, essaie d’obtenir les documents sous forme électronique directement du secrétariat ou de leur auteur et de me les transmettre. Ils seront en général en format WORD. Je me charge de les transformer pour les mettre à disposition.

Pour les obtenir, il te faut envoyer un e-mail au secrétariat (constituante@chancellerie.vd.ch) en demandant que l’on t’envoie par courrier électronique les documents que tu viens de recevoir par la poste. C’est un problème que tu pourrais également aborder en commission afin d’obtenir de cette manière que le secrétariat utilise systématiquement le courrier électronique pour tous ses envois.

Il serait également important que tu puisses établir une liste de tous les documents que vous recevez. Cette liste sera mise à jour et complétée en tout temps. Elle devrait servir de référence pour les constituants.

Cette liste devrait comprendre:

  • la date de distribution
  • le titre du document
  • l’auteur
  • l’éditeur
  • la nature du document: rapport, étude, procès-verbal, odj, lettre, circulaire, intervention.
  • d’autres caractéristiques.
  • La présentation de cette liste sera semblable à celle de l’échéancier ou de la page "Quoi de neuf". Je me charge d’établir cette liste à partir des données et des informations que tu me fourniras ou que je pourrai recevoir directement soit d’autres membres de la commission ou du secrétariat. A partir de la liste j’établirai les liaisons avec les documents disponibles, comme je l’ai fait avec le procès-verbal que tu m’as transmis.

    Pour le reste de la coordination, essaie d’intéresser les membres de la commission au travail que nous faisons. Leurs impressions, leurs idées et leur collaboration seront précieuses. Donne la préférence aux membres de la commission qui ont une adresse courrier électronique, et parmi eux ceux qui sont membres de l’APPEL. Invite-les à s’annoncer auprès de moi, car ce n’est que par mon intermédiaire qu’ils peuvent avoir l’accès. Je t’informerai régulièrement des nouvelles adhésions.


    La coordination du site est réalisée par Dominique Renaud, qui prendra soin de votre contribution.